Quiénes somos
Grupo Dental Tecnológico Mexicano, S.A.P.I. de C.V. («nosotros») es la empresa responsable de Futura Clinic, un software de gestión para clínicas dentales que se usa desde clinic.futuralabs.io.
Domicilio: Calle Segovia 149, Col. Álamos, Alcaldía Benito Juárez, C.P. 03400, Ciudad de México, México. Correo de contacto para asuntos de privacidad: [email protected].
Este aviso se aplica a México y a Colombia, y está redactado para cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (México) y con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Colombia).
Dos papeles distintos
Es la parte más importante de este aviso, porque de ella depende a quién le corresponde cada obligación.
Datos de la clínica y su equipo
Nombres, correos, teléfonos y cédulas profesionales de quienes usan el sistema. Aquí nosotros somos los responsables: decidimos para qué se usan y respondemos por ellos.
Datos de los pacientes
El expediente clínico completo. Aquí la responsable es la clínica: es suya la relación con el paciente y suya la decisión sobre esos datos. Nosotros los tratamos únicamente por encargo suyo y siguiendo sus instrucciones.
Dicho en corto: si eres paciente y quieres ejercer tus derechos sobre tu expediente, quien debe atenderte es tu clínica. Si nos escribes a nosotros, te ponemos en contacto con ella y la apoyamos en lo que necesite.
Qué datos tratamos
De quienes usan el sistema: nombre, correo electrónico, teléfono, contraseña cifrada, rol dentro de la clínica, cédula profesional cuando aplica, y el registro de las acciones que realizan en el sistema.
De los pacientes, por encargo de la clínica: datos de identificación y contacto, datos del tutor cuando se trata de menores, información del asegurador, historia clínica y anamnesis, odontograma, diagnósticos, planes de tratamiento, prestaciones realizadas, notas de evolución, recetas, consentimientos firmados, imágenes y documentos clínicos, citas, cobros y pagos, y las conversaciones sostenidas por WhatsApp con la clínica.
Buena parte de esta información es dato sensible —dato de salud— y recibe el trato reforzado que la ley exige: acceso restringido por permisos, registro de quién consulta qué, y aislamiento estricto entre clínicas.
Para qué los usamos
- Prestar el servicio: agenda, expediente clínico, odontograma, cobros y gestión del equipo.
- Enviar a los pacientes, por cuenta de la clínica, recordatorios de cita, confirmaciones, presupuestos, consentimientos y su historia clínica.
- Emitir comprobantes fiscales cuando la clínica activa esa función.
- Cumplir las obligaciones legales del expediente clínico: integridad, trazabilidad y conservación.
- Dar soporte, atender incidencias y mantener la seguridad del sistema.
- Entender de forma agregada cómo se usa el producto, para mejorarlo.
No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros con fines comerciales, y no usamos la información clínica de los pacientes para publicidad.
WhatsApp y correo
Cuando una clínica conecta su línea de WhatsApp, Futura Clinic le permite enviar y recibir mensajes con sus pacientes desde el sistema. Esos mensajes viajan por la plataforma de WhatsApp Business de Meta, que actúa como intermediario y aplica sus propias condiciones.
Por eso los mensajes automáticos que enviamos —recordatorios, confirmaciones, avisos— nunca mencionan el procedimiento ni el diagnóstico del paciente. Contienen solo lo indispensable: fecha, hora, sucursal y profesional. Los enlaces a documentos clínicos vencen a las pocas horas.
El paciente puede pedirle a su clínica en cualquier momento que deje de contactarlo por este medio.
Los correos transaccionales —invitaciones, restablecimiento de contraseña, presupuestos— se envían a través de un proveedor de correo por cuenta de la clínica.
Con quién los compartimos
Solo con los proveedores necesarios para que el servicio funcione. Todos actúan por instrucción nuestra, bajo obligaciones de confidencialidad y sin permiso para usar la información con fines propios.
| Para qué | Quién |
|---|---|
| Servidores y base de datos | Proveedores de infraestructura en la nube |
| Archivos e imágenes clínicas | Almacenamiento de objetos cifrado |
| Mensajería con pacientes | WhatsApp Business Platform (Meta) y su proveedor autorizado |
| Correo transaccional | Servicio de envío de correo |
| Facturación electrónica | Proveedor autorizado de certificación fiscal, solo si la clínica activa la función |
También podemos entregar información cuando una autoridad competente la requiera con fundamento legal. Si eso ocurre y la ley lo permite, avisamos a la clínica afectada.
Cuánto tiempo los guardamos
El expediente clínico se conserva por el plazo que fija la normativa sanitaria de cada país: al menos cinco años en México y veinte años en Colombia, contados desde la última atención.
Los datos de quienes usan el sistema se conservan mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para atender obligaciones legales, fiscales y de auditoría.
El registro de auditoría —quién hizo qué y cuándo— es inalterable por diseño y no puede borrarse: es precisamente lo que da fe de la integridad del expediente.
Si una clínica deja de usar Futura Clinic, le entregamos su información en formato reutilizable y luego la eliminamos, salvo lo que estemos obligados a conservar.
Cómo los protegemos
- Cifrado en tránsito y en reposo.
- Aislamiento estricto entre clínicas: ninguna puede ver la información de otra, garantizado en la propia base de datos y no solo en la aplicación.
- Permisos granulares por rol: cada persona ve únicamente lo que su función requiere.
- Registro de auditoría sellado, que permite detectar cualquier alteración.
- Contraseñas almacenadas cifradas, nunca en texto claro.
- Respaldos periódicos y acceso restringido del personal técnico.
Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una vulneración que afecte de forma significativa los derechos de los titulares, lo notificaremos a las clínicas afectadas y a las autoridades correspondientes en los plazos que marca la ley.
Tus derechos
En México puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), así como revocar tu consentimiento. En Colombia puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, solicitar prueba del consentimiento y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si eres paciente, dirígete a tu clínica: es la responsable de tu expediente y quien puede atender tu solicitud.
Si usas el sistema como parte del equipo de una clínica, escríbenos a [email protected] indicando tu solicitud y un medio para acreditar tu identidad. Respondemos dentro de los plazos legales de cada país.
Ten en cuenta que algunos datos del expediente clínico no pueden eliminarse mientras corra el plazo legal de conservación, ni siquiera a petición del titular.
Dónde se almacenan
La información se aloja en servidores ubicados en los Estados Unidos, operados por proveedores de infraestructura reconocidos. Esto implica una transferencia internacional de datos, amparada en las cláusulas contractuales que tenemos firmadas con cada proveedor y en el hecho de que el tratamiento es necesario para prestar el servicio contratado por la clínica.
Menores de edad
Futura Clinic no está dirigido a menores. Cuando el paciente es menor de edad, el sistema registra a su tutor y es la clínica quien obtiene y conserva la autorización correspondiente antes de tratar sus datos.
Cambios a este aviso
Si lo modificamos, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea sustancial, avisaremos además dentro del sistema o por correo.
Contacto
Para cualquier duda sobre este aviso o sobre el tratamiento de tus datos, escríbenos a [email protected].
Grupo Dental Tecnológico Mexicano, S.A.P.I. de C.V.
Calle Segovia 149, Col. Álamos, Alcaldía Benito Juárez, C.P. 03400, Ciudad de México, México